テレワーク(在宅勤務)のコミュニケーション不足を解決する2つの工夫

「テレワーク(在宅勤務)だとコミュニケーションがどうしても不足しがちになる…」

「どうやってコミュニケーションを増やせばいいのか、工夫の仕方が分からない…」

「テレワーク(在宅勤務)でもチームの活力を高めていきたい…」

 

こんな疑問や悩みを解決する記事を書きました。

 

今どこの企業でもテレワーク(在宅勤務)が働き方の軸になっていますが、チームで成果を出すベースは”コミュニケーション”にあります。

 

この記事を読むと、

  • テレワークにおけるコミュニケーション不足を解消する方法が分かり、チームワークが良くなったり、関係者との仕事が上手くいくようになります!

 

この記事を書いた人
ととのえ
大手企業に勤めながらもベンチャーで複業をするパラレルワーカー。人事の仕事に10年以上携わり、テレワーク(在宅勤務)制度に精通。大手企業では、最年少で管理職に昇進。働きながらMBA(経営学修士)取得。
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テレワーク(在宅勤務)で不足するコミュニケーションとは何か?

在宅勤務で不足するコミュニケーションとは何か?

まず、「テレワーク(在宅勤務)によって何の情報が不足するのか?」ということを分解して考えると、次の2つです。

  • 「感情情報」のコミュニケーション
  • 「業務情報」のコミュニケーション

 

「業務情報のコミュニケーション」が不足するという声はよく叫ばれていますが、「感情情報のコミュニケーション」って目を向けられていないんですよね。

 

でも実は、感情情報の方が圧倒的に大事です。

 

なぜかというと、感情ってモチベーションと密接に紐づいているからです。

 

一緒に仕事をする仲間の間で、互いに感情を汲み取り、相手の感情の状況に応じた適切な対応をしないと、モチベーションってどんどん下がるんですよね。

 

ととのえ
そして仕事のパフォーマンスも低下するという悪循環に陥ります。

 

ちなみに、感情情報は次のようなものがあります。

  • 嬉しい
  • 寂しい
  • 辛い
  • 不安
  • 恐い
  • イライラする
  • 憂鬱
    などなど…

 

もちろん、感情情報だけではなく、業務情報が不足しても仕事は前に進みません。

 

ここからは、「感情情報」と「業務情報」の両面において、コミュニケーションの工夫について解説していきます。

 

 

テレワーク(在宅勤務)における「感情情報」のコミュケーションの工夫

在宅勤務で不足するコミュニケーションとは何か?

感情情報不足を解消するうえで、要になるのは「1on1ミーティング」と「チャット」です。

 

どちらも、ただやれば良いというわけではなく、意識しなければいけない工夫点があります。

 

 

基本は1on1(やり方に注意!!)

まず、1on1ミーティングです。

 

私が工夫しているポイントは2つです。

  • 上司部下に限らずメンバー同士でも1on1
  • 1on1で真面目に雑談をする

 

 

上司部下に限らずメンバー同士でも1on1

感情情報の”ホンネ”は、複数人がいるミーティングではキャッチすることができません。

 

「嬉しい」や「楽しい」というポジティブな感情であれば、問題ないですが、「寂しい」「辛い」「不安」といったネガティブな情報は、なかなかみんなの前で言えないですよね。

 

なので、1on1の場を定期的に設けることが大事です。

 

ととのえ
私は、週に1回15分は部下のメンバー全員と話をする場を持っていますが、少なくともそれくらいの頻度は必要だと思います。

 

また、感情情報のコミュニケーションは、上司部下間だけでなく、メンバー間でもコミュニケーションできるように工夫しておくことが大事です。

 

上司と部下の関係は、どこまで行っても上司と部下に変わりはありません。どんなに信頼関係があったとしても、「上司には話にくい」ということは少なからずあります。

 

なので、同じ仕事をするメンバー間でも、業務の情報共有と合わせて、直近の状態を確認し合う機会を作ることが大事です。

 

ととのえ
メンバー間の1on1は、1対1に限らず、仕事で関係の深い人で3人のグループを組むというのも良いです。

 

 

1on1で真面目に雑談をする

「真面目に雑談」というのは、「雑談をすることが大事なので、意識的に取り入れましょう!」ということです。

 

ととのえ
決して「真剣な表情で雑談しましょう」ということではないです。

 

これはテレワーク(在宅勤務)に限ったことではないんのですが、1on1あるあるで、いきなり業務のフォローをはじめる上司がいます。

 

  • 先週どこまで進めれた?
  • 何が原因で上手くいかなかったの?
  • 今週は何やるの?

 

こんな感じで、コーチングという名の尋問を重ねていくというスタイルです。

 

これをやったら、相手からすると「うっ!・・・」っと息詰まってしまいます。

 

ととのえ
当然、今の気持ちやモチベーションの状態なんて話せるわけないですよね。

 

なので、仕事と全く関係ない雑談を意識的に増やしましょう。雑談をすると心理的安全性が高まり、よりお互いの心の距離が近くなります。

 

これも上司部下間だけでなく、メンバー間でも同じです。

 

どのように雑談を取り入れればいいの?と思った方はこちらの記事をどうぞ。詳しく解説しました。

 

 

感情を汲み取るチャットのひと工夫

1on1ミーティングは、週1回の頻度なので、あくまで定点観測です。

 

これで十分なわけではなく、タイムリーに感情の状況を察知する仕組みが必要です。

 

そこで、チャットが登場するわけですが、日頃の感情情報の変化を察知するには、次のようなひと工夫必要です。

  • チャット量を増やす
  • チャットで「!」や「絵文字」を多く使う

 

 

チャット量を増やす

チャットで感情情報を拾おうにも、チャットが一日に数回だと、なかなか分かりません。

 

なので、「雑談専用スレッド」を作ったり、「分報」を取り入れると、メンバーがどういった状態か分かるヒントになります。

 

分報は、日報のリアルタイム版です。

 

日報との違いは次の通りです。

[分報][日報]
頻度リアルタイム(一日に何回でもOK)一日一回(一日の終わりに)
内容・今何をやっているか
・今の状況
・今困っていることなど
・今のあれやこれや
・何をやったか
・良かったことや改善点
・次の日にすべきこと
スタイルゆるくきっちりと

 

明確なルールはなく、Twitterの感覚でどんどん気軽に投げかけていくというスタイルです。

 

ととのえ
これをはじめると、冗談ぬきに、会話量が一気に10倍~100倍くらいになります。

 

 

チャットで「!」や「絵文字」を多く使う

メールで育った世代は、テキストで「!」「絵文字」を使うことに抵抗があるかもしれませんが、チャットでは多用しましょう。

 

同じ、「今日も頑張りましょう」でもかなり違いが出ますからね。

  • 今日も頑張りましょう
  • 今日も頑張りましょう。
  • 今日も頑張りましょう!
  • 今日も頑張りましょう☆
  • 今日も頑張りましょう(^^)/
  • 今日も頑張りましょう☺✨

 

人はなかなか、思っていないことを表現することに抵抗がある生き物なので、日頃から!や絵文字を多用しておくと、それがない時とかに変化をキャッチすることができます。

 

その日のテンションが分かりやすくなりますね。

 

 

テレワーク(在宅勤務)における「業務情報」のコミュケーションの工夫

「業務情報」のコミュニケーションの工夫

ここから業務情報のコミュニケーションが不足する時の工夫についてです。

 

業務情報の不足について特に困りごととして良く耳にするのは、次の3つです。

  • 会社で何が起こっているか分からない
  • 職場メンバーの仕事のステータスが分からない
  • 職場メンバーの業務の負荷が分からない(助け合いができない)

 

ととのえ
でも、ここまでお読みいただくと分かると思いますが、上記の業務上の情報不足は、感情情報の工夫で解説した方法で、ほぼ解決できます。

 

 

情報共有のルールを作っておくことが大事

基本的に1on1を上司部下、そしてメンバー間で行うこと、またチャットをフル活用することで、業務上必要な情報も共有できる仕組みは整っていると思います。

 

あと気を付けるべきは、「それぞれの場でどんな情報を共有するのか」といったルールを作っておくことが大事です。

 

例えば、次の通りです。

  • 「会社で何が起こっているか分からない」という点については、出社した人が昼一と夕方に会社で起きていることを共有する。
  • 「職場メンバーの仕事のステータスが分からない」という点は、分報を使って一日2回は仕事の進捗をアップする。
  • 「職場メンバーの業務の負荷が分からない」という点は、分報を使って午後一に各自の負荷を%で共有する。

 

 

顔を合わせたショートミーティングも効果的

私は、お昼休みが終わったら15分間、メンバー全員で情報共有する時間を取っています。

 

議題は次のように決めています。

  • 各自の仕事の状況、負荷、応援の必要性
  • 会社で起きていることの共有
  • チーム全体への連絡事項
  • プライベートのあれこれを雑談

 

たまに雑談が盛り上がり20分くらいかかることもありますが、毎日のショートミーティングでかなりコミュニケーションがスムーズになるので、ぜひやってみてください。

 

 

まとめ:テレワーク(在宅勤務)のコミュニケーション不足を解決する2つの工夫

コミュニケーション不足を解決する2つの工夫

テレワーク(在宅勤務)でどうしても不足しがちなコミュニケーションを活性化するための工夫について解説しました。

 

解説したこと内容をまとめます。

 

テレワーク(在宅勤務)で不足してしまう情報は次の2つ。

  • 感情情報のコミュニケーション
  • 業務情報のコミュニケーション

特にモチベーションアップという意味で感情情報のコミュニケーション不足を解消することが大事です!

 

感情情報のコミュニケーションの工夫

1on1ミーティングの工夫

  • 上司部下に限らずメンバー同士でも1on1をする。心を開ける相手と会話する機会を作ることが大事!
  • 業務の話だけでなく、雑談を積極的に取り入れる。雑談がないと心が開かれません。

 

チャットの工夫

  • 「雑談スレッド」や「分報」を活用してチャット量を増やす。
  • チャットで「!」や「絵文字」を多く使って感情を表現する!

 

業務情報のコミュニケーションの工夫

  • 「それぞれの場でどんな情報を共有するのか」という情報共有のルールを作る。
  • 一日15分でいいので、顔を合わせたショートミーティングをする。

 

 

テレワーク(在宅勤務)は、コミュニケーション不足で生産性が落ちると言われる一面もありますが、上手くするすることで、これまで以上にチームの活力を高めることにも繋がります。

この記事が、テレワーク(在宅勤務)のパフォーマンスアップに繋がれば幸いです。