「テレワーク（在宅勤務）だとコミュニケーションがどうしても不足しがちになる…」
「どうやってコミュニケーションを増やせばいいのか、工夫の仕方が分からない…」
「テレワーク（在宅勤務）でもチームの活力を高めていきたい…」
こんな疑問や悩みを解決する記事を書きました。
この記事を読むと、
- テレワークにおけるコミュニケーション不足を解消する方法が分かり、チームワークが良くなったり、関係者との仕事が上手くいくようになります！
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テレワーク（在宅勤務）で不足するコミュニケーションとは何か？
まず、「テレワーク（在宅勤務）によって何の情報が不足するのか？」ということを分解して考えると、次の2つです。
- 「感情情報」のコミュニケーション
- 「業務情報」のコミュニケーション
「業務情報のコミュニケーション」が不足するという声はよく叫ばれていますが、「感情情報のコミュニケーション」って目を向けられていないんですよね。
なぜかというと、感情ってモチベーションと密接に紐づいているからです。
一緒に仕事をする仲間の間で、互いに感情を汲み取り、相手の感情の状況に応じた適切な対応をしないと、モチベーションってどんどん下がるんですよね。
ちなみに、感情情報は次のようなものがあります。
- 嬉しい
- 寂しい
- 辛い
- 不安
- 恐い
- イライラする
- 憂鬱
などなど…
もちろん、感情情報だけではなく、業務情報が不足しても仕事は前に進みません。
ここからは、「感情情報」と「業務情報」の両面において、コミュニケーションの工夫について解説していきます。
テレワーク（在宅勤務）における「感情情報」のコミュケーションの工夫
感情情報不足を解消するうえで、要になるのは「1on1ミーティング」と「チャット」です。
どちらも、ただやれば良いというわけではなく、意識しなければいけない工夫点があります。
基本は1on1（やり方に注意！！）
まず、1on1ミーティングです。
私が工夫しているポイントは2つです。
- 上司部下に限らずメンバー同士でも1on1
- 1on1で真面目に雑談をする
上司部下に限らずメンバー同士でも1on1
感情情報の”ホンネ”は、複数人がいるミーティングではキャッチすることができません。
なので、1on1の場を定期的に設けることが大事です。
また、感情情報のコミュニケーションは、上司部下間だけでなく、メンバー間でもコミュニケーションできるように工夫しておくことが大事です。
なので、同じ仕事をするメンバー間でも、業務の情報共有と合わせて、直近の状態を確認し合う機会を作ることが大事です。
1on1で真面目に雑談をする
「真面目に雑談」というのは、「雑談をすることが大事なので、意識的に取り入れましょう！」ということです。
これはテレワーク（在宅勤務）に限ったことではないんのですが、1on1あるあるで、いきなり業務のフォローをはじめる上司がいます。
- 先週どこまで進めれた？
- 何が原因で上手くいかなかったの？
- 今週は何やるの？
こんな感じで、コーチングという名の尋問を重ねていくというスタイルです。
これをやったら、相手からすると「うっ！・・・」っと息詰まってしまいます。
なので、仕事と全く関係ない雑談を意識的に増やしましょう。雑談をすると心理的安全性が高まり、よりお互いの心の距離が近くなります。
これも上司部下間だけでなく、メンバー間でも同じです。
どのように雑談を取り入れればいいの？と思った方はこちらの記事をどうぞ。詳しく解説しました。
「テレワーク（在宅勤務）時のコミュニケーションって、雑談が大事ってホント？」「雑談ってどうやって機会を増やせばいいの？どすれば上手くいくの？」 この記事では、こんな疑問や悩みを解決する内容になっています。[…]
感情を汲み取るチャットのひと工夫
1on1ミーティングは、週1回の頻度なので、あくまで定点観測です。
これで十分なわけではなく、タイムリーに感情の状況を察知する仕組みが必要です。
そこで、チャットが登場するわけですが、日頃の感情情報の変化を察知するには、次のようなひと工夫必要です。
- チャット量を増やす
- チャットで「！」や「絵文字」を多く使う
チャット量を増やす
チャットで感情情報を拾おうにも、チャットが一日に数回だと、なかなか分かりません。
分報は、日報のリアルタイム版です。
日報との違いは次の通りです。
| [分報] | [日報] | |
| 頻度 | リアルタイム（一日に何回でもOK） | 一日一回（一日の終わりに） |
| 内容 | ・今何をやっているか ・今の状況 ・今困っていることなど ・今のあれやこれや | ・何をやったか ・良かったことや改善点 ・次の日にすべきこと |
| スタイル | ゆるく | きっちりと |
明確なルールはなく、Twitterの感覚でどんどん気軽に投げかけていくというスタイルです。
チャットで「！」や「絵文字」を多く使う
メールで育った世代は、テキストで「！」や「絵文字」を使うことに抵抗があるかもしれませんが、チャットでは多用しましょう。
同じ、「今日も頑張りましょう」でもかなり違いが出ますからね。
- 今日も頑張りましょう
- 今日も頑張りましょう。
- 今日も頑張りましょう！
- 今日も頑張りましょう☆
- 今日も頑張りましょう(^^)/
- 今日も頑張りましょう☺✨
人はなかなか、思っていないことを表現することに抵抗がある生き物なので、日頃から！や絵文字を多用しておくと、それがない時とかに変化をキャッチすることができます。
その日のテンションが分かりやすくなりますね。
テレワーク（在宅勤務）における「業務情報」のコミュケーションの工夫
ここから業務情報のコミュニケーションが不足する時の工夫についてです。
業務情報の不足について特に困りごととして良く耳にするのは、次の3つです。
- 会社で何が起こっているか分からない
- 職場メンバーの仕事のステータスが分からない
- 職場メンバーの業務の負荷が分からない（助け合いができない）
情報共有のルールを作っておくことが大事
基本的に1on1を上司部下、そしてメンバー間で行うこと、またチャットをフル活用することで、業務上必要な情報も共有できる仕組みは整っていると思います。
あと気を付けるべきは、「それぞれの場でどんな情報を共有するのか」といったルールを作っておくことが大事です。
例えば、次の通りです。
- 「会社で何が起こっているか分からない」という点については、出社した人が昼一と夕方に会社で起きていることを共有する。
- 「職場メンバーの仕事のステータスが分からない」という点は、分報を使って一日2回は仕事の進捗をアップする。
- 「職場メンバーの業務の負荷が分からない」という点は、分報を使って午後一に各自の負荷を％で共有する。
顔を合わせたショートミーティングも効果的
私は、お昼休みが終わったら15分間、メンバー全員で情報共有する時間を取っています。
議題は次のように決めています。
- 各自の仕事の状況、負荷、応援の必要性
- 会社で起きていることの共有
- チーム全体への連絡事項
- プライベートのあれこれを雑談
たまに雑談が盛り上がり20分くらいかかることもありますが、毎日のショートミーティングでかなりコミュニケーションがスムーズになるので、ぜひやってみてください。
まとめ：テレワーク（在宅勤務）のコミュニケーション不足を解決する2つの工夫
テレワーク（在宅勤務）でどうしても不足しがちなコミュニケーションを活性化するための工夫について解説しました。
解説したこと内容をまとめます。
テレワーク（在宅勤務）で不足してしまう情報は次の2つ。
- 感情情報のコミュニケーション
- 業務情報のコミュニケーション
特にモチベーションアップという意味で感情情報のコミュニケーション不足を解消することが大事です！
感情情報のコミュニケーションの工夫
1on1ミーティングの工夫
- 上司部下に限らずメンバー同士でも1on1をする。心を開ける相手と会話する機会を作ることが大事！
- 業務の話だけでなく、雑談を積極的に取り入れる。雑談がないと心が開かれません。
チャットの工夫
- 「雑談スレッド」や「分報」を活用してチャット量を増やす。
- チャットで「！」や「絵文字」を多く使って感情を表現する！
業務情報のコミュニケーションの工夫
- 「それぞれの場でどんな情報を共有するのか」という情報共有のルールを作る。
- 一日15分でいいので、顔を合わせたショートミーティングをする。
テレワーク（在宅勤務）は、コミュニケーション不足で生産性が落ちると言われる一面もありますが、上手くするすることで、これまで以上にチームの活力を高めることにも繋がります。
この記事が、テレワーク（在宅勤務）のパフォーマンスアップに繋がれば幸いです。