「仕事のスピードが速い人」がやっている7つの習慣を徹底解説

「仕事が遅くて、なかなか上司に評価してもらえない…。」

「仕事のスピードが速い人って普段どんなことを習慣にしているんだろう。」

 

ととのえ
この記事ではこんな悩みを解決する内容になっています。

 

実は、ある基本的な習慣を身に付けることができれば、仕事のスピードを上げることは難しいことではないです。

 

実際に私の勤めてる会社は、少し前まで長時間残業体質の会社だったのですが、そんな中、私は仕事を早く切り上げて大学院に通ってMBAを取得することができました。

 

一般論だけでなく、実際に私が日頃から意識して実践している習慣も合わせて解説します。

  • 仕事のスピードが速い人がやっているあたり前の習慣
  • 仕事のスピードが速い人と遅い人の習慣の違い
  • 仕事のスピードが速い人がやっている7つの習慣

 

この記事の内容を実践すると

  • 仕事のスピードが3割は速くなります!
  • 早く帰ることができ、勉強や副業、趣味など、これまであきらめていたことができるようになります!

 

この記事を書いた人
ととのえ
国内最大手企業とベンチャーの両方で働くパラレルワーカー。大手企業では業績評価で社内トップ5%を常にキープ。最年少で管理職に昇進。仕事をしながらMBA(経営学修士)を取得。
Twitterをフォローする

 

仕事のスピードが速い人があたり前にやっている習慣

仕事が速い人があたり前にやっている習慣

今回、仕事のスピードが速い人が持つ7つの習慣を解説しますが、その前に1つだけ一番大事なことをお伝えします。

 

それは、

帰る時間を必ず明確にする

ということです。

 

帰る時間を明確にすることが仕事のスピードを上げる第一歩

私は、20代の頃、仕事をしながら大学院(MBA)に通学していました。

 

MBAのクラスは土日や平日夜になりますが、クラスへの参加だけではなく超大量の宿題が出されます。

 

なので、大学院に通っていた3年間は、勉強の時間を捻出するために、とにかく早く仕事を終わらせなければならなかったんです。

 

ととのえ

元々かなり残業をしていたので、「早く帰れるのかなぁ~」という不安が大きかったのですが、早く帰らないと大学院にいけない状態だったので必死で帰ろうとするんですよね。かなりの学費も投資してたし…。

こうした背水の陣の状況が功を奏して、かなり仕事のスピードが上がりました。

 

周りを見てても感じますが、仕事が遅い人って、時間が無限にあると思ってるんですよね。

 

制限時間なしに、仕事のスピードが上がることはないので、まずは、帰る時間を必ず明確にしましょう。

 

ここが出発点です!

 

私は仕事を速く進めるスキルを身に付けたことで、大学院を無事に卒業しMBAの取得ができましたし、会社では最年少で管理職に昇進することもできました。

 

 

仕事のスピードが速い人と遅い人の習慣にはどんな違いがあるのか?

仕事が速い人と遅い人の習慣の違い

それでは、仕事のスピードが速い人がやっている7つの習慣を解説していきますが、7つの習慣を理解するにあたり、「仕事のスピードが速い人」と「仕事のスピードが遅い人」を比較するとそのエッセンスを理解できます。

 

仕事が速い人と遅い人との決定的な違いは次の2つです。

  1. 「やり直しが少ない」 vs 「多い」
  2. 「作業スピードが速い」 vs 「遅い」

 

仕事のスピードを決める要素を分解すると次の2つになります。
・道のりの長さ → 最短距離で行く(寄り道しない、迷わない)
・進む速度 → できるだけ速く(時速60kmではなく100kmで飛ばす)
車の運転と同じです。

 

なので、いかに「寄り道をせず&迷わず」に「高速で飛ばすか」が重要な考え方となります。

 

 

1.やり直しが少ない vs 多い

やり直しが少ない vs 多い

可能な限り最短距離でGOALにたどり着くことが大事ですが、仕事が遅い人は仕事のやり直しが多く発生することで、かなり余分な作業をすることになっています

 

[やり直しが多い人の特徴]

  • 関係者と認識が違っていて、お互いにやっていることがちぐはぐ
  • かなり作業を進めた所で上司に報告するものの、方向性が違い1からやり直し

 

2.作業スピードが速い vs 遅い

作業スピードが速い人と遅い人

 

仕事が速い人は、作業スピードそのものがとても速いです。

 

一方、遅い人は一つひとつの作業に時間がかかってしまっています。

 

[作業スピードが遅い人の特徴]

  • 集中力が低い
  • タスクの整理ができていない
  • PC操作が遅い
  • 作業環境が散らかっている

 

ととのえ
一つでも「あてはまっているかも!」と思った人は、仕事が速い人の仕事術をぜひ取り入れてみてください。

 

 

仕事のスピードが速い人がやっている7つの習慣

仕事が速い人がやっている7つの習慣

それでは仕事のスピードが速い人の7つの習慣を詳しく解説していきます。

 

仕事が速い人がやっていることは次の7つです。

  1. 目的やゴールを正しく捉え、仕事の依頼者と握る
  2. 取りかかる前にゴールまでのプロセスを整理する
  3. プロセスを関係者と共有する
  4. 途中でこまめに方向性や進捗を関係者と確認する
  5. 集中力を極限まで高める
  6. 身の周りの整理整頓を徹底する
  7. PCの作業効率を極限まで高める

 

①~④は「やり直しを発生させない」ためにやっていること

⑤~⑦は「作業スピードを極限まで高める」ためにやっていること、です。

 

①目的やゴールを正しく捉え、仕事の依頼者と握る

やり直しを発生させないために、最も重要なことは、この「目的やゴールを正しく捉え、仕事の依頼者と握る」ことにあります。

 

なぜなら、仕事で求められるアウトプットのイメージや納期にズレがあるとやり直しになるからです。

 

例えば、「報告書を作っておいて」という上司からの指示も色んな捉え方があります。

 

ととのえ
Word1枚で簡単に箇条書きでまとめておけば良いのか、PPTで写真なども交えながらスライドでまとめることを求められているのか、人によって色んな捉え方ができますよね。

 

なので、必ず以下を確認しましょう。

[依頼者に確認すべきこと]

  • 指示の背景
  • アウトプットのイメージ
  • 納期

 

②取りかかる前にゴールまでのプロセスを整理する

目的やゴールを依頼者と握ったら、次にやるべきことは、「ゴールまでのプロセスの整理」です。

 

よくあるやり直しが発生するパターンは、いきなりなんとなく思いつくアクションに取りかかってしまうというパターンです。

 

例えば、「いきなり資料作成を始める」「いきなり顧客のニーズ調査をはじめる」「いきなり現場に行ってみる」といったものです。

 

ととのえ
いきなりはじめるのは、地図を見ずにいきなり400kmの車の運転を始めるのと同じことです。

 

なので、まずは、ゴールに向けた最短ルートを立ち止まって整理することが大事です。

 

次の観点を整理して、やるべきこととスケジュールを明確にしましょう。

[プロセス整理の観点]

  • やるべきことは全部でいくつのステップがあるのか
  • やるべきことはどの様な順で進めることが最適か
  • どんな関係者がいるのか
  • 関係者には何を依頼しなければいけないのか
  • それぞれのステップにはどれくらいの時間をようするのか

 

③プロセスを関係者と共有する

3番目は、「プロセスを関係者と共有する」ことです。

 

仕事は、自分一人で完結しないケースがが多いです。

 

自分では「これが最適なプロセスだ!」と思っていても、関係者からしてみると遠回りをしていたり、関係者に依頼すべきことの納期が極端に短かったりすることがあります。

 

ととのえ
最悪のケースは、関係者と認識の相違があり、「関係者が自分のパートの作業を全くやっていなかった!」なんてこともたまに起こりますからね。

 

なので、2番目の所で整理したゴールに向けたプロセスを関係者に共有して意見をもらいましょう。

 

そして、必要に応じて修正し、プロセスの精度を高めていきましょう。

 

④途中でこまめに方向性や進捗を関係者と確認する

やり直しを発生させないためにやることについて、最後の4つ目になります。

 

それは、「途中でこまめに方向性や進捗を関係者と確認する」ことです。これはかなり重要です。

 

よくあるやり直しパターンとして、完成させて持っていったら「やっぱイメージとちょっと違うなぁ」という依頼者の気変わりがあるということです。

 

ととのえ
依頼者も完璧な状態でゴールイメージを持っているわけではないケースが多いので、成果物を見てみると違ったなんてことは往々にしてありえます。

 

なので、依頼者や関係者と途中時点で一度成果物を持ち寄り、方向性に間違いがないかを確認することが大切です。

 

特に工数が多くかかるものについては、やり直しになるととても大きなロスになってしまうので、着手前と途中に必ず確認をしましょう。

 

⑤集中力を極限まで高める

ここからは、「作業スピードを極限まで高める」ために、仕事の速い人がやっていることの紹介です。

 

まず、はじめに大事なことは「集中力を極限まで高める」ということです。

 

作業スピードの一番の要は何といっても集中力です。どれだけ高性能なパソコンやアプリケーションを使っていても、自分自身が集中していなければ、全く作業が捗りません。

 

集中力を高めるためにやるべきことが2つあります。

  • 時間を区切ること
  • 集中できる時間帯を上手く活用すること

 

時間を区切ること

イギリスの政治学者のシリル・ノースコート・パーキンソンが提唱する「パーキンソンの法則」の中で、次のように言われています。

「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
いわゆる、人は期限まで10時間あれば10時間かけて、1週間あれば1週間かけて仕事をするということです。

 

全員にとって思い当たる節があるのではないでしょうか。

 

できるだけ作業目標の時間を細かく区切って作業をすることが重要です。

 

ととのえ
そうすることで、「あと2時間で仕上げなきゃ!」というように集中モードにスイッチが入りますよね。

 

集中できる時間帯を上手く活用する

よく勤務時間の8時間全てにおいて集中できるという幻想を抱く人がいますが、丸一日集中するなんて到底不可能です。

 

自分の中で集中できる時間帯を把握し、その時間を有効活用しましょう。

 

ととのえ
私の場合は、意志の力が最も高い午前中がゴールデンタイムです。なので午前中に企画業務などを行います。

 

お昼を挟むと昼食の影響で眠くなったり、夕方が近づくと疲れが見え始めますので、午後は打ち合わせなど、自分の集中力に頼らずとも生産できる仕事を中心にしています。

 

集中力を長く持続させる方法として、ポモドーロテクニックというものがあります。

「25分作業」→「5分休憩」→「25分作業」→「5分休憩」というサイクルの時間管理術です。

これはめちゃくちゃ集中力があがります!

 

シリコンバレーのエンジニアの間でも一時期かなり話題になっていたのでおすすめです。

関連記事

「テレワーク(在宅勤務)中の集中力を上げる方法を知りたい」「ポモドーロテクニックが集中力アップで話題だけど、やり方を知りたい」 こんな疑問を解決する記事を書きました。 この[…]

テレワーク(在宅勤務)の集中力はポモドーロテクニックで爆上がりする

 

 

⑥身の周りの整理整頓を徹底する

次に身の回りの整理整頓を徹底することです。

 

特に整理整頓で徹底したいのが次の3点です。

  • デスクの上
  • PC内のフォルダやデータ
  • 紙の書類

作業スピードを上げる基本は、常に必要な物や情報をパッと取り出せるようにしておくことにあります。

 

「あれってどこだったかな~?」と思った時点で時間をロスしていますし、探している間に他のことが気になり、目の前のやるべきことから気持ちが離れていってしまうこともあります。

 

なので、普段から次の状態にしておきましょう。

 

デスクの上

デスクの上には必要な物以外何もない状態にしましょう。

 

また文房具など、よく使うものはすぐに取り出せる状態にしておきます。

 

PC内のフォルダやデータ

データがすぐに見つかる状態にしておくことが重要です。

 

デスクトップがファイルでぐちゃぐちゃになっている人はすぐに片付けましょう。

デスクトップはよく使うフォルダやアプリのショートカットのみにします。
作業中に色んなフォルダやファイルを開くことも、作業効率を落とします。

 

今の作業に必要なフォルダとファイルのみ開き、それ以外は全て閉じるルールにしましょう。

 

紙の書類

紙の書類もデータと同じように、分類で分けてファイリングしておきましょう。

 

デスクの上に色んな書類が置いてある状態は効率を落とすので、すぐに片付けましょう。

紙の書類管理で重要なのは、本当に必要なもの以外は保管しないということです。
何でもかんでも念のために保管すると、保管することに時間がかかりますし、資料が多くなれば、探すのにも時間がかかります。

 

都度、保管の必要性を判断して、念のための保管はしないようにしましょう。

 

⑦PCの作業効率を極限まで高める

最後が「PCの作業効率を極限まで高める」ことです。

 

PCの作業効率を高めるうえで、絶対にやるべきことが2つあります。

  • Microsoft Officeのショートカット(特にExcel・PPT・Outlook)を全てマスターする
  • PC環境を整える

 

Microsoft Officeのショートカット(特にWindows・Excel・PPT・Outlook)を全てマスターする

ショートカットを覚えると一気に作業効率が上がります。

 

以下に絶対に覚えたい基本ショートカットをまとめてありますので、マスターしてみてください。

WindowsWindows+D : デスクトップを表示
Alt+Tab : アプリやウィンドウの切り替え
Windows+Tab : タスクビューを表示
Windows+Ctrl+D : 仮想デスクトップを追加
Windows+Ctrl+←→ : 仮想デスクトップの切り替え
Windows+E : エクスプローラーを起動
Windows+Shift+S : 指定した範囲のスクリーンショットを撮影
ExcelF2 : セル内のデータを編集
Ctrl+Enter : 同じデータを複数セルに入力
Ctrl+D : 上のセルのデータをコピー
Ctrl+R : 左のセルのデータをコピー
Ctrl+; : 日付の入力
Ctrl+Shift++ : セルの挿入
Ctrl+- : セルの削除
Ctrl+End : 表の最後のセルに移動
Ctrl+↑↓←→ : 表の端のセルに移動
Ctrl+1 : セルの書式設定を開く
F4 : セルに対する操作を繰り返す
PowerPointCtrl+M : 新しいスライドを追加する
F5 : スライドショーを開始する
Shift+↑↓←→ : オブジェクトの大きさを変更する
Alt+←→ : オブジェクトを回転する
OutlookCtrl+Shift+M : 新しいメールを作成する
Ctrl+R : 返信する
Ctrl+F : 転送する
Ctrl+D : 削除する
Ctrl+Shift+A : 予定を作成する
Ctrl+Shift+K : タスクを追加する

 

PC環境を整える

生産性アップにおいて絶対に購入をおすすめする2つのアイテムがあります。

「モニター」「キーボード」です。

 

[デュアルモニター]

Microsoftの研究によるとデュアルモニターを活用することで、シングルモニターの時と比べて生産性が最大50%向上することが明らかになっています。

 

ととのえ
私もデュアルモニターを活用していますが、もうシングルモニターには戻れません。

 

モニター選びで大事なことは以下3点です。

  • 高さ調整/前後角度変更/縦横の回転/左右角度の調整が可能
  • ブルーライト軽減機能あり
  • フレームレスで美しいデザイン

 

様々なラインナップがありますが、私が使っているモニターは以下です。
3か月ほど調べて比較を重ねた結果、最もコスパの高いのでおすすめです。

[キーボード]

キーボードなんて何でもよいと思っていましたが、侮ってはいけません。一日に数千文字タイプするビジネスマンにとっては、少しの差が大きな時間の差になります

 

キーボード選びで大事なことは、「素早くタイピングが行え」「タイプミスをしにくい設計」であることです。

 

上記を踏まえて次の4点を満たすキーボードが最もタイピング効率が高まります。

  • ミスタイプが発生しにくい凹凸のあるキー形状
  • テンキーあり
  • 矢印キーの配列が凸型
  • BackSpace/Enterが十分な大きさ

最もコスパのよく私が使っているキーボードはこちらです。

 

 

まとめ:仕事のスピードが速い人の7つの習慣

まとめ:仕事が速い人の7つの習慣

さて今回の記事では、仕事のスピードを上げるための習慣を解説しました。

 

最後に要点をまとめます。

仕事のスピードが速い人があたり前にやっている習慣

帰る時間を必ず明確にする

 

仕事のスピードが速い人と遅い人の習慣の違い

  1. 「やり直しが少ない」 vs 「多い」
  2. 「作業スピードが速い」 vs 「遅い」

 

仕事のスピードが速い人がやっている7つの習慣

  1. 目的やゴールを正しく捉え、仕事の依頼者と握る
  2. 取りかかる前にゴールまでのプロセスを整理する
  3. プロセスを関係者と共有する
  4. 途中でこまめに方向性や進捗を関係者と確認する
  5. 集中力を極限まで高める
  6. 身の周りの整理整頓を徹底する
  7. PCの作業効率を極限まで高める

 

それでは今回の記事は以上となります。

 

この記事が、仕事のスピードを上げることにお役立てできていれば幸いです。