テレワーク(在宅勤務)のWEB会議を上手く仕切るコツ【脱沈黙】

「テレワーク(在宅勤務)のWEB会議って、ついぎこちなくなっちゃう…」

「よく沈黙して気まずいんだよなぁ…」

「WEB会議をスムーズに進めるコツを知りたい」

 

こんな疑問や悩みを解決する記事を書きました。

 

この記事を読むと、

  • WEB会議をスムーズに進められるようになります。
  • WEB会議に限らず、対面の会議を仕切る力もレベルアップします!

 

この記事を書いた人
ととのえ
大手企業に勤めながらもベンチャーで複業をするパラレルワーカー。人事の仕事に10年以上携わり、テレワーク(在宅勤務)制度に精通。大手企業では、最年少で管理職に昇進。働きながらMBA(経営学修士)取得。
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テレワーク(在宅勤務)のWEB会議の「コツ」が分からず沈黙する

テレワーク(在宅勤務)のWEB会議の「コツ」が分からず沈黙する

私が参加する会議でも、1分くらいの沈黙が生まれ、「・・・気まずい・・・。」という空気が流れることがよくあります。

 

参加する側であればまだ良いのですが、主催する側の立場の場合はとてもキツいですよね。

 

 

WEB会議が沈黙する理由

テレワーク(在宅勤務)の会議が沈黙してしまったり、ぎこちない感じになってしまう理由は、大きく2つあります。

 

  • 実は参加者は会議に集中していない
  • 相手のリアクションが見えない

 

 

実は参加者は会議に集中していない

テレワーク(在宅勤務)の会議って、実はみんなあんま集中してないんですよね。

 

なぜかというと、だらっとした姿勢で参加してても相手から分からないですし、他事をしてても分からないからなんですよね。

 

思い当たる節ありますよね?

 

カメラがあれば、ある程度きちんと集中して参加しますが、見られていないと人は基本的に集中しません。

 

なので、会社で対面で行う会議とは、相手の状況が違うということです。

 

 

相手のリアクションが見えない

これもカメラがあればある程度リアクションが見えますが、カメラOFFの場合ってリアクションが分からないんですよね。

 

しかも、「発言時以外は、ミュートにしましょう」というマナーが一般的にあるので、

  • 伝わったか
  • 理解できたのか
  • 納得してもらえたのか

このあたりが分からないんですよね。

 

さて、メラビアンの法則ってご存じですか?

 

コミュニケーションの要素を言語/非言語で分解したものです。

  • 言語情報(話の内容など):7%
  • 聴覚情報(声のトーンや話の早さなど):38%
  • 視覚情報(見た目など):55%

 

それによると、コミュニケーションって言語以外の部分が、9割も占めています。特に視覚情報は、55%を占めています。

 

ととのえ
カメラで視覚情報を失い、かつ、ほぼミュートにしていれば、そりゃぎこちない感じになりますよね。

 

 

テレワーク(在宅勤務)のWEB会議を上手く仕切る5つのコツ

WEB会議を上手く仕切る5つのコツ

テレワーク(在宅勤務)のWEB会議で沈黙やぎこちなさを発生させずに、上手く仕切るコツを解説します。

 

この5つがコツです。

  1. チェックインが命
  2. ゴールやアジェンダを「必ず投影する」
  3. 相手に求めることを明確にして伝える
  4. ここまで良いですか?認識に間違いありませんか?
  5. 絶対に回答してくれそうな人に話をふる

5つのコツを順番に解説します。

 

 

①チェックインが命

1つ目のチェックインが一番大事です。

 

チェックインとは、参加者のスイッチを「参加モード」に切り替えるということです。

 

具体的にやるべきことは、「参加者に一言、言葉を発してもらうこと」です。

 

人は、会議に参加した時に、何か意見を言うまでは基本的に「傍聴モード」になっています。

 

ととのえ
傍聴モードだと、TVでも見ているかの如く、発言をせずに頭もそんなに働かない状態になります。

 

 

どの様に一言、発言してもらえばいいのか?

やり方が2つあります。

 

1つ目は、会議前に雑談をするということです。会議が始まる直前に、会議ルームに入るのではなく、5分前には入って先に来た人と簡単に会話をしましょう。

 

ちなみに、テレワーク(在宅勤務)って雑談がめちゃくちゃ大事で、チームのパフォーマンスに大きく影響します。

 

雑談を上手く取り入れる方法をこちらの記事で解説していますので、よければどうぞ。

 

2つ目は、次の「②ゴールやアジェンダを必ず投影する」と関連しますので、次のパートで解説します。

 

 

②ゴールやアジェンダ(議題)を「必ず投影する」

会議の時間になったら、会議のゴールやアジェンダ(議題)を必ず共有しましょう。

 

ここでのポイントは、「必ず1枚のパワーポイントで資料に言葉で書いて投影する」ということです。

 

なぜ、資料で投影することが大事なのかというと、「みんな集中していないから」です。

 

ととのえ
これも「傍聴モード」から「参加モード」に意識を向ける一つの施策です。

 

 

ゴールやアジェンダに一言もらう

さらに、先ほど「①チェックインが命」で解説した「一言もらう」というのがここで役立ちます。

 

このゴールとアジェンダを投影した状態で、「このゴールと議題でよろしいですか?」と全員に投げかけてみましょう。

 

そして、よほどの大人数でない限り、一人ずつ返答をもらいましょう。
「〇〇さん、いかがですか?」という感じです。

 

ととのえ
この確認への返事として一言発することで、「傍聴モード」から「参加モード」にスイッチが切り替わります。

 

 

③相手に求めることを明確にして伝える

次に、沈黙を打ち破る仕切りとして大事なコツが、「相手に求めることを明確にする」ということです。

 

「何か意見を言って欲しい」という気持ちがあっても、「何に対してどんな意見を言ってほしいのか」ということが明確になっていないと、なかなか意見が言いづらいものです。

 

また意見が出ても、逆にとっちらかってしまう可能性もあります。

 

具体的には、次の様なイメージです。

  • アイデアをブレストしたいので、思いついた視点を教えてほしい
  • 案を考えてきたので、「合意」か「合意できない」かを教えてほしい
  • 施策の案をブラッシュアップしたいので、改善した方が良いと思う点を教えてほしい

 

ととのえ
この「会議で相手に求めること」についても、ゴールとアジェンダを伝える時に、資料に一言書いて共有するのもおすすめです。

 

 

④ここまで良いですか?認識に間違いありませんか?

次は、会議のマイルストーン毎に、「相手の理解度や納得度を確認する」ということです。

 

これは、目的はチェックインと同じです。会議の最初に限らず、途中で「傍聴モード」にならないように、「参加モード」を維持するための工夫です。

 

例えば、最初簡単に資料説明をするならば、説明を終えた後に、

「ここまでの内容で分からない点ありますか?」

というように確認を求めます。

 

また、アイデアを求めた後は、

「今の議論で、A、B、C、D、Eという5つの案が出たと思いますが、私が見落としている点はありませんか?」

というように確認を求めるとスムーズです。

 

ととのえ
ここでも、チェックインと同じように、全員に一言求めましょう。

 

 

⑤絶対に回答してくれそうな人に話をふる

実際に、施策のアイデアや、考えてきた案の改善点を求める場において、沈黙することがあると思います。

 

こういったシーンで効果的なのが、「回答してくれそうな人に話をふる」ということです。ポイントは、”絶対に回答してくれそうな人”を選ぶことです。

 

一番最初に振った人が、何か回答をすると、周りの人も、「自分にふられたら自分も答えなきゃいけない!」って思いますからね。

 

逆に、「特にありません。」「アイデアが思いつかないです。」といった回答をしそうな人に、話をふってしまうと、次以降の人も同じような回答になりがちです。

 

ととのえ
なので、この一人目に誰を選ぶかが超大事な仕切りのコツです。

 

 

まとめ:テレワーク(在宅勤務)のWEB会議を上手く仕切る5つのコツ

まとめ:WEB会議を上手く仕切る5つのコツ

今回の記事では、テレワーク(在宅勤務)のWEB会議で沈黙したりぎこちない感じにならないように、上手く仕切るためのコツを解説しました。

 

最後にまとめです。

  1. チェックインが命
    5分前に会議ルームに参加して一言もらい、「傍聴モード」から「参加モード」に切り替えてもらいましょう。
  2. ゴールやアジェンダを「必ず投影する」
    資料で投影することで、注意を向けましょう。そして、ゴールやアジェンダに一言もらうことで、さらに「参加モード」に。
  3. 相手に求めることを明確にして伝える
    「何に対してどんな意見を言ってほしいのか」を明確に伝えて意見しやすくしましょう。
  4. ここまで良いですか?認識に間違いありませんか?
    会議の途中で「相手の理解度や納得度を確認する」ことで、「傍聴モード」になるスキを与えない工夫をしましょう。
  5. 絶対に回答してくれそうな人に話をふる
    最初に話をふる相手は「絶対に回答してくれそうな人」です。意見の流れをつくることがコツです。

 

テレワーク(在宅勤務)で上手く会議が進まないと、仕事の生産性がかなり落ちてしまいます。

 

逆に上手く仕切ることができれば、周りとも差がつきますので、今回解説したコツをぜひ取り入れてみてください。

 

この記事がお役に立てていれば幸いです。