この記事で解決できる悩み！
- テレワークのWEB会議って、ついぎこちなくなっちゃう…
- よく沈黙して気まずいんだよなぁ…
- WEB会議をスムーズに進めるコツを知りたい
WEB会議ってついつい沈黙が生まれやすくなってしまうもの。
存在感を消して黙り込む人もいますからね。
今回は、WEB会議を上手く取り仕切るための具体的な方法について解説します。
- WEB会議で沈黙が生まれる原因
- WEB会議を上手く仕切る5つのコツ
この記事を読むと、WEB会議で沈黙を発生させずにスムーズに進められるようになります。
また、WEB会議に限らず対面の会議を仕切る力も一段レベルアップします。
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テレワークのWEB会議で沈黙が生まれる原因
私が参加する会議でも、1分くらいの沈黙が生まれ、「・・・気まずい・・・。」という空気が流れることがよくあります。
参加する側であればまだ良いのですが、主催する側の立場の場合はとてもキツいですよね。
テレワークの会議が沈黙してしまったり、ぎこちない感じになってしまう原因は、大きく2つあります。
- 参加者の意識を会議に向けることができていない
- ノンバーバルコミュニケーションが使いにくい
原因①：参加者の意識を会議に向けることができていない
テレワークの会議って、実はみんなあんま集中してないんですよね。
なぜかというと、だらっとした姿勢で参加してても相手から分からないですし、他事をしてても分からないからなんですよね。
思い当たる節ありますよね？
なので、会社で対面で行う会議とは、相手の状況が違うということです。
原因②：ノンバーバルコミュニケーションが使いにくい
ノンバーバルコミュニケーション、いわゆる言語以外（視覚情報・聴覚情報）が使いにくいことが2つ目の原因です。
資格情報については、カメラがOFFだと相手の状況が全然分からないですよね。
カメラを使いたがらない人って一定数いますし…。
しかも、「発言時以外は、ミュートにしましょう」というマナーが一般的にあるので、
- 伝わったか
- 理解できたのか
- 納得してもらえたのか
このあたりが分からないんですよね。
ノンバーバル（非言語）がコミュニケーションの93%を占める
メラビアンの法則ってご存じですか？
コミュニケーションの要素を言語/非言語で分解したものです。
- 言語情報（話の内容など）：7%
- 聴覚情報（声のトーンや話の早さなど）：38%
- 視覚情報（見た目など）：55%
それによると、コミュニケーションって言語以外の部分が93%も占めています。特に視覚情報は55%を占めています。
テレワーク（在宅勤務）のWEB会議を上手く仕切る5つのコツ
テレワーク（在宅勤務）のWEB会議で沈黙やぎこちなさを発生させずに、上手く仕切るコツを解説します。
この5つがコツです。
- チェックインが命
- ゴールやアジェンダを「必ず投影する」
- 相手に求めることを明確にして伝える
- ここまで良いですか？認識に間違いありませんか？
- 絶対に回答してくれそうな人に話をふる
5つのコツを順番に解説します。
コツ①：チェックインが命
1つ目のチェックインが一番大事です。
チェックインとは、参加者のスイッチを「参加モード」に切り替えるということです。
人は、会議に参加した時に、何か意見を言うまでは基本的に「傍聴モード」になっています。
どの様に一言、発言してもらえばいいのか？
やり方が2つあります。
1つ目は、会議前に雑談をするということです。会議が始まる直前に、会議ルームに入るのではなく、5分前には入って先に来た人と簡単に会話をしましょう。
雑談を上手く取り入れる方法をこちらの記事で解説していますので、よければどうぞ。
「テレワーク（在宅勤務）時のコミュニケーションって、雑談が大事ってホント？」「雑談ってどうやって機会を増やせばいいの？どすれば上手くいくの？」 この記事では、こんな疑問や悩みを解決する内容になっています。[…]
2つ目は、次の「②ゴールやアジェンダを必ず投影する」と関連しますので、次のパートで解説します。
②ゴールやアジェンダ（議題）を「必ず投影する」
会議の時間になったら、会議のゴールやアジェンダ（議題）を必ず共有しましょう。
なぜ、資料で投影することが大事なのかというと、「みんな集中していないから」です。
ゴールやアジェンダに一言もらう
さらに、先ほど「①チェックインが命」で解説した「一言もらう」というのがここで役立ちます。
このゴールとアジェンダを投影した状態で、「このゴールと議題でよろしいですか？」と全員に投げかけてみましょう。
そして、よほどの大人数でない限り、一人ずつ返答をもらいましょう。
「〇〇さん、いかがですか？」という感じです。
③相手に求めることを明確にして伝える
次に、沈黙を打ち破る仕切りとして大事なコツが、「相手に求めることを明確にする」ということです。
また意見が出ても、逆にとっちらかってしまう可能性もあります。
具体的には、次の様なイメージです。
- アイデアをブレストしたいので、思いついた視点を教えてほしい
- 案を考えてきたので、「合意」か「合意できない」かを教えてほしい
- 施策の案をブラッシュアップしたいので、改善した方が良いと思う点を教えてほしい
④ここまで良いですか？認識に間違いありませんか？
次は、会議のマイルストーン毎に、「相手の理解度や納得度を確認する」ということです。
例えば、最初簡単に資料説明をするならば、説明を終えた後に、
「ここまでの内容で分からない点ありますか？」
というように確認を求めます。
また、アイデアを求めた後は、
「今の議論で、A、B、C、D、Eという5つの案が出たと思いますが、私が見落としている点はありませんか？」
というように確認を求めるとスムーズです。
⑤絶対に回答してくれそうな人に話をふる
実際に、施策のアイデアや、考えてきた案の改善点を求める場において、沈黙することがあると思います。
一番最初に振った人が、何か回答をすると、周りの人も、「自分にふられたら自分も答えなきゃいけない！」って思いますからね。
逆に、「特にありません。」「アイデアが思いつかないです。」といった回答をしそうな人に、話をふってしまうと、次以降の人も同じような回答になりがちです。
まとめ：テレワークのWEB会議を上手く仕切る5つのコツ
今回の記事では、テレワーク（在宅勤務）のWEB会議で沈黙したりぎこちない感じにならないように、上手く仕切るためのコツを解説しました。
最後にまとめです。
- チェックインが命
5分前に会議ルームに参加して一言もらい、「傍聴モード」から「参加モード」に切り替えてもらいましょう。 - ゴールやアジェンダを「必ず投影する」
資料で投影することで、注意を向けましょう。そして、ゴールやアジェンダに一言もらうことで、さらに「参加モード」に。 - 相手に求めることを明確にして伝える
「何に対してどんな意見を言ってほしいのか」を明確に伝えて意見しやすくしましょう。 - ここまで良いですか？認識に間違いありませんか？
会議の途中で「相手の理解度や納得度を確認する」ことで、「傍聴モード」になるスキを与えない工夫をしましょう。 - 絶対に回答してくれそうな人に話をふる
最初に話をふる相手は「絶対に回答してくれそうな人」です。意見の流れをつくることがコツです。
テレワーク（在宅勤務）で上手く会議が進まないと、仕事の生産性がかなり落ちてしまいます。
逆に上手く仕切ることができれば、周りとも差がつきますので、今回解説したコツをぜひ取り入れてみてください。
この記事がお役に立てていれば幸いです。